MagdaUstawa o systemie oświaty oraz Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży zobowiązuje organizatorów wypoczynku do przestrzegania szeregu przepisów.
Każdy turnus musi posiadać stosowną dokumentację, za którą odpowiada kierownik kolonii.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumentację prowadzi się osobno dla każdego turnusu, a także stosownie do poszczególnych grup wychowawczych.
Kierownicy wypoczynku zorganizowanego są zobowiązani do posiadania poniższych dokumentów:
- zaświadczenie o zgłoszeniu wypoczynku. Ten dokument organizator otrzymuje drogą mailową po zaakceptowaniu zgłoszenia wypoczynku przez kuratora oświaty.
- wypełnione karty kwalifikacyjne uczestników wypoczynku. Karty muszą być zgodne ze wzorem opublikowanym w załączniku nr 6 do rozporządzenia (Dz.U. 2016 poz. 452)
- plan pracy oraz rozkład dnia podczas turnusu,
- program wypoczynku,
- zakresu czynności wychowawców oraz innych pracowników (trenerów, instruktorów, animatorów, lektorów języka, innych osób prowadzących zajęcia podczas wypoczynku),
- uzupełnione dzienniki zajęć poszczególnych grup wychowawczych (załącznik nr 5 do rozporządzenia – Dz. U. 2016 poz.452),
- stosownie opracowane regulaminy uwzględniające specyfikę wypoczynku (obozy językowe, artystyczne, itp.).
Niektóre dokumenty mogą być tworzone w trakcie trwania wypoczynku. Do takich dokumentów należy np. dokumentacja powypadkowa oraz medyczna. W dokumentacji medycznej należy odnotować każdą udzieloną pomoc medyczną uczestnikom wypoczynku, zabiegi czy też porady medyczne. Jeśli zaszła konieczność podania leków, należy opisać sposobów ich oraz sposób i dawkowanie leków-jeżeli udzielono uczestnikowi wypoczynku pomocy medycznej.
Ponadto, kierownik wypoczynku musi posiadać:
- jadłospisy – w przypadku prowadzenia własnej stołówki,
- książka kontroli – informację o przeprowadzonych kontrolach wypoczynku ,
- w przypadku korzystania z dotacji finansowych – dokumentacji finansowej.
Dokumentację wypoczynku, w tym dokumentów potwierdzających kwalifikacje kadry oraz niekaralność kierownika i wychowawców wypoczynku, zgodnie z art. 92h ust. 4 ustawy o systemie oświaty, należy przechowywać przez okres 5ciu lat, liczą od momentu usunięcia zgłoszenia z bazy wypoczynku.