MagdaW półkoloniach od strony kadry uczestniczą osoby na następujących stanowiskach: wychowawcy i kierownika. Oprócz tego mogą być zatrudnieni również trenerzy, instruktorzy, animatorzy, lektorzy a także inne osoby prowadzące zajęcia dla dzieci. Wszystko uzależnione jest od programu wypoczynku, za który odpowiada organizator.
Kierownik jest osobą, która trzyma pieczę nad prawidłowym przebiegiem i funkcjonowaniem półkolonii. Na jego barkach spoczywa zazwyczaj ustalenie grafiku pracy wychowawców oraz zaplanowanie wycieczki. Podczas półkolonii jest osobą odpowiedzialną za kontakt z firmą cateringową. To kierownik informuje o tym ile dzieci danego dnia przebywa na półkolonii i czy wśród uczestników są dzieci o specjalnych potrzebach żywieniowych czyli np. osoby z alergiami. Informowanie firmy cateringowej o tym jest bardzo ważne gdyż spożycie posiłku przez dziecko, które nie jest dostosowane do jego potrzeb zdrowotnych może doprowadzić do nieszczęścia. Kierownik jest również osobą, z którą kontaktują się rodzice i opiekunowie uczestników. Najczęściej czas pracy Kierownika jest czasem nienormowanym podczas wypoczynku, chociaż stosowane są różne praktyki w tym zakresie.
Oprócz spraw organizacyjnych kierownik odpowiada za dokumentację, jaka powinna znajdować się w miejscu odbywania się półkolonii. Należą do niej:
- Dokumentacja kadry;
- Program wypoczynku i rozkład dnia;
- Podpisane zakresy obowiązków;
- Wszelkie regulaminy z podpisami kadry;
- Umowę z ośrodkiem/placówką, cateringiem;
- Książkę kontroli;
- Potwierdzenie zgłoszenia wypoczynku do kuratorium;
- Protokoły powypadkowe, notatki ze zdarzenia
W razie kontroli jakie pojawiają się podczas trwania półkolonii kierownik jest osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację.